Historik

 

-------------------------------------------------------------------------

Julhälsning och information om status på IT-fronten 2018-12-14

Idag har jag skickat ut ett dokument till alla IT-adm på distriktsnivå och tackat dem för gott samarbete under året, men samtidigt bett alla att med allvar ta tag i uppgiften att ordna så att alla medlemmar ger sitt samtycke till att vi har deras uppgifter i Medlemsregistret. 

Så både ros och ris med årets julhälsning.

Du kan ta del av meddelandet här.

Julhälsningar

Annika Ahlqvist
IT-samordnare IW Sverige

__________________________________________________________________________

 

Hej alla IT på distriktsnivå -2018-10-17

 Det här är en kopia av mail som är skickat till IT-adm på distriktsnivå.

Det var ett bra tag sen jag informerade er om vad som händer på IT-fronten.

Elisabeth och jag har dragit igång med en motion från både Lunds klubb och från Avestas klubb för att vi ska få ändra funktionerna från alla typer av IT till en gemensam IT-administratör.

Ser ut så här:

Benämningen på IT-ansvarig i Klubb, Distrikt och Råd. Motivering: Vi har idag tre roller för hemsida och medlemsregister - IT-samordnare, Web redaktör och Matrikelansvarig på alla nivåer. Många har en och samma person som innehar samtliga roller. Svårt att finna tre personer att inneha dessa funktioner. Förslag att: Vi i fortsättningen ska ha på -        Rådsnivå en Web ansvarig och en IT-administratör samt en Matrikelansvarig, -        Distriktsnivå en IT-administratör som fungerar som kontakt för klubbarna och som uppdaterar distriktets hemsida, dessutom ska det finnas en vice IT-administratör samt -        Klubbnivå endast en IT-ansvarig med en vice ansvarig benämnd IT-administratör.

 

Det är en lång väg att få igenom en motion som jag uppfattat det, men nu är vi på gång.

På mötet i augusti kom vi också fram till att vi ska försöka få en del uppdateringar till stånd i vårt IT-system och jag har sammanställt våra önskningar och pratat med 100 procent om detta. Jag bad dem om prisuppgift på de olika delarna, de delade upp det i två offerter en som gällde de enklare uppdateringarna och en som gällde vårt E-postsystem.

Den offert som bara heter Inner Wheel gäller följande områden:

BESKRIVNING

• Nytt Möte – vi vill ha samma möjlighet som under Ny Sida att påverka typsnitt mm
• Rapportdelen under Distriktsnivå för mager, borde finnas bättre möjligheter för uppföljande statistik på samma sätt som finns på Rådets rapportsida. Vad skulle det kosta att få vissa av rapporterna även på distriktsnivå, t ex rapporten Medlemsutveckling.
• Sorteringsordning När vi skapar Mappar för t ex Månadsbrev årsvis vill vi ändra ordningen så att aktuellast kommer överst och sedan fallande ordning. Har varit så tidigare men fallit tillbaka.
• Kontaktformuläret. På den publika hemsidan finns kontaktformulär dels längst ner på sidan och dels under Här finns vi som då heter Bli Medlem. Vi vill att fältet för avsändarens mailadress ska bli tvingande.
• Bildhantering * På siddelen kan vi ändra storlek på bild direkt i systemet genom att klicka på bilden och ändra, men när vi ska lägga in en profilbild på en medlem finns inte denna funktion. Prisuppgift att få till den möjligheten.
  * Profilbilderna som laddas upp skalas automatiskt för att passa registret och hemsidan. Så ni behöver inte tänka på storleken.

 

Att åtgärda detta har beräknats ta 8 timmar och priset är 950 kr/timme plus moms.

 

Den offerten som gäller vårt E-postsystem är vi lite mer tveksamma till,

• Mailfunktionen på distriktsnivå borde det gå att välja till vilken klubb man vill skicka mail. Idag val Alla medlemmar men borde finns möjlighet att där välja Alla klubbar eller möjlighet att välja till vilka men vill skicka mail. På Distriktsnivå behöver man också kunna skicka mail till de övriga distrikten så valmöjlighet typ den som finns under Sökfunktionen skulle fungera bättre. Vad skulle det kosta att istället ha samma som i Sökfunktionen i Mailfunktionen rakt över på alla nivåer.

Att få detta åtgärdat har de uppskattat skulle ta 12 timmar och alltså kosta oss nästan 12 000 kronor plus moms på 25 procent.

 

Jag har tittat igenom i systemet vilka som använder sig av mailfunktionen idag och fått fram följande på klubbnivå:

Distrikt 232 används inte

Distrikt 233 fåtal mail

Distrikt 234 Örebro använder

Distrikt 235 använd inte

Distrikt 236 Borås, Göteborg Norra, Trollhättan, Uddevalla använder Göteborg södra slutat använda

Distrikt 238 används inte

Distrikt 239 Burlöv, Helsingborg, Lund (slutat), Malmö-K, Simrishamn, Staffanstorp (slutat), Ystad använder

Distrikt 240 Halmstad, Älmhult använder

Distrikt 241 används inte

 

På distriktsnivå använder 5 av 9 distrikt mailsystemet, och på rådsnivå använder vi det.

När vi tittat på hur få klubbar som idag använder systemet blir vi dock lite tveksamma till om vi ska satsa pengar på att gå vidare med systemet.

 

Elisabeth von Friesendorff är kallad till Rådsmötet den 17-18 november och kommer då på Rådets VU presentera detta och Rådet ska då ta ställning till om vi kan få pengar till offerterna.

 

Vi vill nu ha er hjälp med att ta ställning till hur vi ska göra med mailfunktionen. Är det ekonomiskt försvarbart att lägga ner pengar på ett system som används av så få.

Eller tror ni att vi kommer få fler användare om det görs förbättringar av systemet, beror det på begränsningarna av vilka som kan väljas då man ska skicka mail eller beror det på att bara IT-administratörer har behörighet att skicka mail.

Använder klubbarna inte systemet p g a att det ibland inte når mottagaren (hamnar ev i skräpfiltret) och vi har inte någon bekräftelse på att det verkligen kommit fram?

Har upplevts långsamt av användarna, kan ta väldigt lång tid innan alla fått mailet, 100 procent jobbar på att förbättra detta, men det kanske har avskräckt en del från att använda systemet.

 

Jag ber er alla tänka igenom detta och sedan skicka ett svar till både mig och Elisabeth med era synpunkter så snart som möjlig och absolut senast den 9 november. Ska vi satsa på systemet eller inte?

Vänliga IW – hälsningar

Annika Ahlqvist och Elisabeth von Friesendorff

IT-samordnare och Web redaktör på Rådsnivå

Bilaga 1 

Bilaga 2

 

Rapport till alla IT-administratörer 2018-06-19

Mycket jobb har vi haft i samband med att vi skulle ta fram statistiken inför verksamhetsskiftet och uppgifter till vår nya tryckta matrikel. I och med detta har vi försökt rensa bort olika orsaker till att det blir fel i systemet.

1. Under Medlemstyp har vi nu raderat typen Företag. Den typen använder vi inte.
   Där finns nu enbart: Aktiv Medlem, Aktiv Hedersmedlem och Under utträde.
   (Under utträde innebär att en medlem kommer att avslutas den 30 juni innevarande verksamhetsår. Det ska inte stå den 1 juli nästkommande verksamhetsår för då får vi problem med statistiken.)
2. Under Ta bort medlem är fälten datum och orsak nu tvingande, dvs man måste fylla i dem för att kunna spara. Här har vi tagit bort orsaken Flyttat till annan förening, en medlem som flyttas ska inte avslutas. Vill du flytta en medlem till annan förening går du in på egna klubben Medlemslista. Till höger på listan finns tecken för att ändra och för att flytta. Klicka på de korsade pilarna och du får upp en dialogruta där du kan skriva in datum för när medlemmen ska flyttas och till vilken klubb som medlemmen ska flytta. Jag föreslår att vi skriver datumet då medlemmen lämnar den gamla klubben.
3. På gång just nu. Jag kommer att gå igenom våra dokument som ligger under Bibliotek Övrigt och IT-dokument och uppdatera anvisningarna – misstänker att det finns en hel del som behöver uppdateras där. Har du sett något är du alltid välkommen med ett mail till mig om det. mailadress: annika.k.ahlqvist@gmail.com
4. Informationsträffen i augusti. Jag håller även på att ta fram program till vår IT-träff med alla på distriktsnivå. Har fått in en del önskemål om vad vi ska ta upp men tar gärna emot mer.

 

Glad Midsommar till er alla!

Annika Ahlqvist

 

2018-05-29 

Nu har lagen GDPR kommit igång, såg att Google och Facebook redan blivit stämda för att de inte tagit lagen på allvar. Många har ifrågasatt att varje medlem måste godkänna att vi har deras uppgifter, men lagen säger faktiskt så och det var den biten som de inte tagit på allvar.

Jag har varit på semester till England, men nu är jag hemma igen och ska vara det över sommaren. Försöker gå igenom vad som hänt under tiden jag varit borta, även om jag läst alla mail hela tiden. 

Idag har vi i alla fall fått till en ändring så att vi kan (om medlem vill det) ta bort medlems födelsedata ur registret, det var ett tvingande fält tidigare.

Jag har fått in nästan alla våra IT-administratörers mail på att de accepterar de regler som gäller för att de ska ha tillgång till våra medlemmars uppgifter, jag kommer gå ut med påminnelse till dem som inte svarar nu.

 

2018-05-17

Idag gjorde jag det! Jag skickade e-post till alla som har behörighet som IT-administratörer i systemet och bad dem läsa igenom och godkänna de regler som gäller för dem i och med den nya personuppgiftslagen GDPR.  Vi har 190 personer med behörighet idag så det rasar in e-post till mig just nu. Jag skickade också ut avtalet till Rådets funktionärer så att de också kan godkänna sina åtaganden att skydda våra medlemmars uppgifter.

Jag hade först tänkt vänta med detta tills våra nya funktionärer kommer in den 1 juli, men så gjorde jag det i alla fall. Nu får jag se till att fånga upp de nya efter den 1 juli och då kontakta dem.

Just nu samlar jag in uppgifterna för alla oavsett vilket distrikt och klubb de tillhör, men sedan kommer jag nog överlämna ansvaret för klubbarna till respektive distrikt.

 

2018-05-16

Har just upptäckt att vill någon inte ha med sina födelsedata går det inte att ha fältet blankt, lägg in 1900-01-01 tills vidare. Kostar pengar för varje ändring jag beställer så jag vill samla på mig lite innan jag beställer ändring av det.

2018-05-15

Nu har vi fått möjlighet att själva eller med administratörs hjälp registrera att vi ger vårt samtycke till att våra personuppgifter finns hos Inner Wheel. Jag har gjort en beskrivning på hur det går till och hoppas alla som har dator ska kunna göra det själva. Länk till beskrivningen kan du hämta här.

Klubbarna ska ändå spara medlemmarnas samtycke antingen i pappersform i en pärm eller som pdf fil eller dyl på en bestämd plats, antingen på klubbens dokumentsida eller hos någons hemdator.

Du som är IT-administratör har ett annat dokument som du ska skriva på och de på klubbarna ska skicka det till dem som finns på klubbens distriktsnivå och de på distriktsnivå ska skicka dem till mig som IT-samordnare på rådsnivå. Jag har med flit väntat med detta tills alla är klara med vilka som kommer ha dessa uppgifter verksamhetsåret 2018-2019.

 

2018-05-07

Fråga jag fått som jag vill svara på här:

Är det ok att medlem skickar in ett inskannat/fotograferat samtycke och behåller det påskrivna samtycket själv. 
Ja, det är helt ok att ni tar emot inskannat eller avfotograferat samtycke.

En helt annan sak

En klubb saknade en avliden medlem i IW-Nytt under Vi saknar.
Det visade sig att medlemmen var avslutad utan koden avliden och utan datum för avslut. Då är det inte lätt att hitta henne och få med henne i tidningen.
Så när du avslutar medlem glöm inte uppge orsak och datum för avslutet.

 

 

2018-05-04

Nu har vi skickat ut meddelande till alla våra medlemmar som har e-postadress där de har fått personlig information om den nya lagen som träder i kraft den 28 maj i hela Europa.

Jag tyckte vi hade gått inom alla dokumenten så noga men naturligtvis fanns det ett fel i det dokumentet som medlemmarna ska skriva på. I det allra sista stycket har jag, som vår medlem Inga-Lill Söderberg uppmärksammade mig på, gjort ett syftningsfel. Det står:

• Jag godkänner att mina uppgifter ligger kvar i registret fram till nästkommande verksamhetsårs slut då jag lämnat föreningen.

Men det betyder att du ska lämna föreningen då. Det ska stå:

• Jag godkänner att mina uppgifter, då jag lämnat föreningen, ligger kvar i registret fram till nästkommande verksamhetsårs slut.

Så jag har gjort ett ny version av Samtycket för medlem och det ligger nu under Blanketter på vårt Bibliotek på hemsidan som både worddoc och som pdf. (Även den uppdaterade IT-policyn ligger där.)

Jag har dessutom upptäckt att en del av våra medlemmar inte är vana med det nya sättet att skicka med bilagor i våra e-postmeddelanden. Bilagan blir ju numera en länkadress som man får klicka på för att bilagan ska laddas ner till den egna datorn. Har fått en del meddelanden om att jag glömt att skicka med bilagorna!

Jag kommer skicka ut meddelande till samtliga IT-administratörer på klubb- och distriktsnivå om detta och be dem informera vidare till sina medlemmar.

Har också fått frågor om det är obligatoriskt att skaffa klubben Swish - det är det inte, alla klubbar gör som de vill, men vi har på önskemål lagt till en plats på hemsidorna där man kan skriva in sitt Swish nummer.

Kommer jag på mer som jag får in frågor på kommer jag skriva in det på min sida här.

 

2018-04-16

Hur du skriver i hur många matriklar som din klubb vill ha

1. Öppna din klubbs sida i Medlemsregistret

2. Öppna fliken Administrera

3. Öppna raden Redigera Basfakta

4. Högst upp där finns en rad för antal matriklar, ändra till det antal du vill ha.

5. Spara uppgiften längst ner på fliken.

6. Systemet bekräftar att du gjort det och att du sparat genom att du får upp en grön rad.

 

Medlemsnummer

Många frågar om medlemsnummer, det är en rest från vårt tidigare system Club On Web som vi delade med andra föreningar och då var vi tvungna att ha medlemsnummer i en bestämd serie för att inte blandas med andra föreningars medlemmar. I det nuvarande registret behövs dessa inte, men vi har låtit de ligga kvar där de finns. Ev kommer vi ta bort dem på alla för att ingen ska bli fundersam över dessa.

Hur man lägger medlem "Under utträde" för att senare avsluta henne.

Har gjort en beskrivning om hur detta ska göras.

Du hittar även länken under Bibliotek.

Ny rapport 

Ny kan du hitta en rapport över kommande funktionärer på både klubb och distriktsnivå.

 

2018-02-26

Just nu är det mycket arbete som pågår vad gäller vår anpassning till den nya lagen Dataskyddsförordningen som kommer gälla i alla EU-länder från den 25 maj i år. 

Lagen påverkar både våra användare, våra administratörer och de företag som vi använder att vi ska ha en fungerade hemsida och för att vi ska kunna skicka ut IW-Nytt t ex. 

Vi kommer bland annat behöva skriva om instruktioner för våra IT-administratörer och få våra medlemmars godkännande på att vi har deras uppgifter i registret. Som tur är kan vi göra alla ändringar nu så att vi får allt rätt i vår nya Stadgar och Handbok som ska redigeras nu under våren.

Vi har gjort i ordning en presentation över vad som kommer ske i samband med att nya lagen träder i kraft, den kan vi använda redan nu för att informera våra medlemmar. 

Klickar du på bilden nedan öppnar du presentationen.

 

 

2018-01-26

Idag har jag skickat meddelande till alla IT-administratörer på distrikts- och klubbnivå på hur man ser till att få rätt uppgifter på våra funktionärer på styrelseuppdrag till kommande verksamhetsår 2018-2019. Har även lagt in en kort anvisning under Bibliotek och IT dokument.

 

2018-01-11

God fortsättning alla IW-administratörer 

Vi fick en del buggar efter den senaste uppdateringen av systemet, vilket tyvärr sammanföll med jul- och nyårshelgerna då det var svårt att få support.

Nu ska problemen vara åtgärdade.

• Mappar och Dokument
  Vissa mappar och dokument som vi skapade låste sig och gick inte att ta bort eller ändra namn på. Detta ska nu vara åtgärdat.
• E-postmeddelanden
  Medlemmarna kan inte läsa länkade dokument i mail. Nu ska det vara åtgärdat, men det är viktigt att man lägger dessa dokument publika. Vill du inte att de ska synas på den publika hemsidan lägger du dem i en mapp som inte är publik.  Se bilaga.
• Nya medlemmar
  När man registrerar en ny medlem ligger medlemstypen ”Aktiv medlem” som första val nu, tidigare låg ”företag” där och då kunde man inte hitta medlemmen när man sparat.
• Toppbilden på första sidan
  Nu har vi fått en kant högst upp så att bilden kommer på samma nivå som texten till vänster, vi fick trixa rätt mycket tidigare för att det skulle bli snyggt.

---

Aktuella adresser
Nu börjar det snart bli dags att tänka på att alla adresser är riktiga inför nästa utskick av IW-Nytt, den 29 januari eller något senare hämtar vi adresslistan till utskicket så se till att uppdatera allas adresser innan dess.

Funktionärer 2018-2019
Min klubb är nu klara med vilka som ska vara funktionärer nästa verksamhetsår och jag har testat att lägga in vår nya president. Det syns redan nu på hennes egna sida men inte på klubbens sida.Så det går bra att lägga in de nya styrelserna redan nu.

Jag hoppas att du för informationen från mig vidare ut till dina klubbar och alla som upptäcker några konstigheter eller problem är välkomna att kontakta mig via min mail så undersöker jag och återkommer till er.

Fortsatt lycka till med ert arbete!

Annika Ahlqvist
IT-samordnare

 

 

2017-12-15

På måndag den 18 december får vi äntligen klart vissa förbättring på vårt Medlemsregister.

Det här är det som har förändrats nu:

 

E-postadress/användarnamn

Från början fanns det ett fält för E-postadress och ett fält för användarnamn, vilket gjorde att det kunde bli fel i något av fälten. För att minimera detta finns det i fortsättningen enbart ett fält för detta. Du hittar det under Administrera: Redigera inloggning

Under IT på medlemssidan finns bara kvar telefon och mobilnummer. 

 

Rapport på vilka som har administrationsbehörighet

Vi har fått en ny rapport där våra administratörer kan kontrollera vilka som inom ansvarsområdet har getts behörighet till att göra ändringar:

Den rapporten kan också vara en bra lista att använda om du vill ha en lista över dina medlemmars mailadresser.

 

Sökfunktionen

Sökfunktionen ger även medlems e-postadress nu.

 

E-postfunktionen

Den funktion som vi fortsatt jobbar på att göra bättre, vi kommer fortsätta med detta när vi får ekonomiska möjligheter till att förbättra systemet. Det vi nu fått är möjlighet att ta bort skickade mail från listan genom ett litet x som vi kan trycka på för att radera!

Vi har även ändrat ordningen på skapade mail, så att det senast skapade kommer överst på listan! 

 

Dokumenthantering – filhanterare

Till sist den största och mest omfattande förändringen till det bättre.

• Mappar och undermappar till våra dokument och bilder.

• Senast inlagda dokument sorteras in högst upp i listan och inte sist.

• All administration sker under fliken Dokument och försvinner under fliken Administrera.

• Vi kan ändra namn på mappar och dokument i systemet utan att behöva ladda hem det för att göra det.

Under dokument kan du som administratör se rutor för Ny Mapp och Nytt dokument. Du kan också se Redigera där du kan ändra namn eller ta bort. 

Annika Ahlqvist
IT-samordnare

Länk till det dokument som jag skickat till alla IT-administratörer inom distrikt och klubbar. (worddok.)

 

2017-09-16

Hemsidan

Nu har vår hemsida varit igång i 2,5 månader, och fler och fler har hittat in på sidorna. Vi som startat upp sidan har fått mycket beröm, men också en del bra synpunkter på förbättringar.

 

Medlemsregistret

Här har nu alla distrikt fått utbildning i hur de kan lägga ut information på sina distrikts- och klubbsidor och hur uppgifterna på medlemmarna ska administreras.

Alla klubbar har ännu inte fått utbildning, men det sker fortlöpande under hösten.

Distriktens och klubbarnas hemsidor börjar nu få liv och mer och mer information kommer in.

Tyvärr kom inte de foton som vi hade på våra medlemmar i tidigare medlemsregister med in här, blev alltför dyrt att låta företagets personal sitta och lägga över dessa bilder, så vi får ta nya fräscha bilder på våra medlemmar och lägga in, medlemmarna kan faktiskt lägga in bild på sig själva om de vill.

2017-09-20 Fick jag filen med att porträttbilder och har nu skickat ut dem till resp distrikt, men tyvärr fanns det många bilder som bara var döpta med medlemmens namn, inte klubbtillhörighet, så de kan jag inte skicka till er.

Vi upptänkte just att när en medlem ska registreras som under utträde ska bara medlems status ändras, tidigare gjordes det under borttag, men inte i detta system!

E-post

Tidigare har vi kunnat skicka ut adresser med gruppmail till dem som skickar gruppmail, men det fungerar inte så i det här systemet. Här får vi antingen ge dem som ska skicka gruppmail, administratörsbehörighet så att hon kan göra det själv efter utbildning, eller så får den som ska skicka gruppmail skicka texten med instruktioner om vilka det ska gå till, till sin administratör och får det skickat av administratören.

Fortsatt utveckling

Vi har fått en bra grund till hemsida och medlemsregister men än är vi inte riktigt nöjda. Vi fortsätter med att beställa olika uppdateringar som ska ge oss ett ännu bättre medlemsregister, hemsidan är vi nog ganska nöjda med just nu, men vi behöver få en del justeringar inom medlemsregistret, bl a

• Bättre filstruktur för våra klubbar och distrikt där de kan spara sina dokument.
• Visa medlems e-postadress på sökfunktionen.
• Lägga till en ”Ta bort knapp” vid skickade E-postmeddelanden.

Det är viktigt att alla medlemmar som är inne i systemet och kommer på något som är fel eller missvisande rapporterar detta till i först hand sin klubbs IT-administratör som i sin tur rapporterar till distriktets och sedan får jag besked och kan se om vi kan göra det bättre.

Våra roller

Vi har idag tre roller för hemsida och medlemsregister. IT-samordnare, Web redaktör och Matrikelansvarig på alla nivåer. Många har en och samma person som innehar samtliga roller. Mitt förslag till Rådet kommer bli att vi i fortsättningen ska ha på Rådsnivå en Web ansvarig och en IT-administratör, på Distriktsnivå en IT-administratör som fungerar som kontakt för klubbarna och som uppdaterar distriktets hemsida, dessutom ska det finnas en vice IT-administratör.

På klubbnivå ska det finnas en IT-administratör och en vice som tillsammans sköter klubbens hemsida och medlemsregistret.

Har man en ordinarie och en vice kan man hela tiden se till att lära upp en ny medlem som då är vice tills den ordinarie avgår och överlämnar till den som tidigare varit vice och då tar in en ny på upplärning.

 

Annika Ahlqvist
IT-samordnare